Kenali “Struktur Organisasi” untuk Memperbaiki Tatanan Perusahaan

05 Maret 2023, Oleh : Reni

Struktur Organisasi adalah suatu system yang digunakan untuk mendefiniskan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Hal ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana harus melapor dalam suatu organisasi. Struktur Organisasi dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuan untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur Organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan.

Fungsi Struktur Organisasi

Suatu bisnis membutuhkan struktur untuk tumbuh dan menguntungkan, jika tidak ada, orang-orang yang berada didalam suatu perusahaan atau organisasi berjalan ke segala arah yang berbeda antara satu dengan lainnya. perencanaan struktur memastikan ada cukup sumber daya dengan keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan dan memastikan bahwa tanggung jawab ditetapkan dengan jelas. Berikut beberapa fungsi Struktur Organisasi bagi perkembangan bisnis, diantaranya:

• Menjelaskan Tanggung Jawab Anggota Organisasi atau Perusahaan

Setiap anggota perusahaan atau organisasi memiliki tanggung jawab masing-masing serta pimpinan yang memberikan tugas dan wewenang padanya. Struktur Organisasi perusahaan ini memperjelas kepada siapa anggota tersebut bertanggung jawab dan apa saja tanggung jawabnya.

• Menjelaskan Kedudukan Anggota Organisasi atau Perusahaan

Kedudukan yang dimaksud adalah bahwa setiap anggota memiliki peran yang berbeda satu sama lain. Struktur organisasi memungkinkan anggota mengetahui di mana kedudukannya dalam suatu perusahaan atau organisasi.

• Memperjelas Pembagian Tugas Setiap Jabatan

Setiap anggota karyawan di perusahaan  memiliki jabatan yang tingkatnya berbeda-beda antara satu jabatan dengan jabatan lainnya. Struktur Organisasi perusahaan memperjelas wewenang dan tugas masing-masing jabatan, seta menunjukkan alur penyampaian informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan.

• Menjelaskan Uraian Tugas atau Pekerjaan

Uraian tugas diperlukan agar anggota dalam organisasi atau perusahaan memahami apa yang harus mereka kerjakan di bawah pengawasan. Hal ini memungkinkan anggota bekerja lebih efektif dan efisien.

• Menjelaskan Jalur Hubungan dalam Pekerjaan

Antara satu anggota dengan anggota lain memiliki keterikatan yang dijelaskan dalam Struktur Organisasi perusahaan. Fungsi ini memungkinkan anggota memahami sejauh mana batas kewenangannya sehingga tidak melampaui tugas dan tanggung jawab anggota lain, serta memahami kapan mereka harus berkolaborasi.

Jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Fungsional

Adalah struktur yang pembagian kerjanya dilakukan berdasarkan tugas manajemen, seperti keuangan, penciptaan, pemasaran, dan sumber daya manusia (SDM). Struktur ini adalah yang paling umum digunakan dalam organisasi perusahaan. Dalam struktur fungsional, karyawan dengan keahlian dan tugas yang sama dikelompokkan dalam satu unit kerja. Struktur fungsional biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang berorientasi pada penciptaan tipe produk atau layanan yang cakupannya tidak terlalu lebar.

2. Struktur Divisional

Adalah struktur yang pengelompokannya didasarkan pada kesamaan produk, layanan, pasar, dan lokasi geografis. Struktur ini biasanya digunakan pada perusahaan atau organisasi dengan skala menengah ke atas dengan anggaran operasional yang lebih besar. Perusahaan yang menggunakan struktur organisasi divisional membagi-bagi organisasinya menjadi divisi-divisi yang lebih kecil. Tantangan terbesarnya adalah pada alokasi sumber daya dan distribusi biaya perusahaan ke setiap divisi tersebut.

3. Struktur Matriks

Adalah gabungan dari struktur fungsional dan struktur divisional. Keduanya digabung dengan tujuan menutupi kekurangan masing-masing. Struktur matriks biasanya digunakan oleh perusahaan berskala besar seperti perusahaan multinasional. Struktur ini memiliki kelebihan berupa kemudahan pengambilan keputusan. Namun, struktur organisasi matriks juga membuka kemungkinan dualisme kepemimpinan oleh karena kerumitan strukturnya. Selain itu, kemungkinan ada lebih dari satu unit yang memiliki job deshk hampir sama sehingga sering menimbulkan gesekan.

4. Struktur Komite

Adalah struktur yang tugas-tugas tertentu dikerjakan secara kolektif oleh beberapa orang, termasuk tugas kepemimpinan. Kelompok ini dikenal juga dengan nama komite, sehingga disebut dengan struktur komite. Struktur ini unggul dalam hal pengambilan keputusan melalui musyawarah antara pemegang saham dan dewan. Namun, dia juga memiliki kekurangan dalam hal bayaran operasional, serta kemungkinan para pejabat lepas tangan ketika terjadi masalah dalam perusahaan.

5. Struktur Tim Kerja

Adalah struktur organisasi yang bersifat temporer dan dibuat sewaktu-waktu demi menanggulangi suatu proyek bersifat tiba-tiba dan tidak terduga. Struktur ini terbilang khusus karena biasannya hanya berlangsung dalam kurun waktu tertentu. struktur ini terdiri atas tenaga kerja atau karyawan yang dinilai professional dan mampu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan.

Cara Membuat Struktur Organisasi Perusahaan

• Merancang Sesuai Visi dan Misi

Susunlah Struktur Organisas sessua dengan visi, misi, tujuan, serta sasaran organisasi atau perusahaan. Hindari menyusun struktur organisasi tanpa memahami tujuan organisasi. Kesalahan tersebut banyak ditemukan pada perusahaan skala kecil dan star up yang membuat struktur tanpa menentukan kejelasan tujuan perusahaan.

• Tentukan Rumusan Bisnis Lebih Dulu

Hampir sama dengan cara pertama, pastikan dulu seperti apa rumusan bisnis yang akan dijalankan perusahaan sebelum membuat struktur organisasi. Rumusan bisnis ini termasuk sasaran bisnis yang ingin dicapai, serta proses atau aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan sesuatu dari perusahaan.

• Perhatikan Keahlian Pekerja

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan adalah analisa keahlian pekerja. Hal ini bertujuan agar perusahaan menempatkan tenaga kerja yang tepat pada suatu jabatan atau posisi, sehingga kinerjanya bagi perusahaan akan menjadi maksimal.

• Perhatikan Umur Pekerja

Meskipun bagi sebagian orang umur hanya angka, namun umur juga perlu dipertimbangkan dalam struktur organisasi. Jangan sampai perbedaan umur yang terlalu jauh membuat kerja sama antara anggota kurang baik.

• Transparan Terkait Posisi atau Jabatan

Terkadang situasi dan kondisi mendesak membuat perusahaan harus menempatkan karyawan di posisi yang sebenarnya kurang sesuai dengan keahliannya. Pihak perusahaan harus menjelaskan tentang ketidaksesuaian tersebut kepada karyawan secara transparan agar tidak terjadi masalah ketika menyusun struktur organisasi yang baru.

• Melakukan Self Assessment kepada Pekerja

Tidak hanya perusahaan yang bisa menilai kinerja karyawan. Karyawan sendiri juga dapat menilai pekerjaan yang mereka lakukan. Untuk mengetahui apakah keahliannya masih relevan dengan jabatan atau posisinya.

• Usahakan Membuat Struktur Organisasi yang Ramping

Semakin rumit atau gemuk suatu struktur organisasi, maka semakin rumit pula hubungan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. hal ini dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Usahakan untuk membuat struktur organisasi yang ramping dan tidak menimbulkan risiko dualisme divisi atau kepemimpinan di dalam perusahaan.

Berikut diatas merupakan penjelasan mengenai Struktur Organisasi. Setiap perusahaan atau organisasi berbeda-beda dan tidak ada Struktur Organisasi yang sempurna, tetapi salah satu jenis Struktur Organisasi di atas mungkin tidak semua cocok untuk masing-masing perusahaan. Namun mengetahui bagaimana seluk beluk Struktur Organisasi sangat bermanfaat dan berguna baik bagi pimpinan perusahaan maupun karyawan yang ada didalamnya.

Baca juga https://satoeasa.com/kenali-etos-kerja-untuk-meningkatkan-rasa-cinta-karyawan-terhadap-pekerjaannya/