Jika sebuah bisnis atau usaha tidak memiliki sistem, sekeras apa pun kita berusaha mengembangkan bisnis tersebut, pada akhirnya kita sering kali akan kembali memulai dari titik nol.

Sistem merupakan salah satu topik yang cukup sering dibahas di Creative Era, baik melalui podcast maupun berbagai konten di media sosial seperti Reels dan TikTok. Permintaan untuk membahas topik ini juga cukup tinggi. Namun, ketika mencari informasi mengenai sistem bisnis di media sosial, pembahasannya sering kali terlalu teknis sehingga sulit diterapkan oleh pemilik bisnis secara praktis.

Saat ini, saya juga sedang membangun sistem untuk bisnis lain, yaitu Carvit Jewelry. Dalam proses tersebut, saya mencoba menerapkan berbagai sistem yang selama ini telah kami implementasikan di Creative Era. Hasilnya sejauh ini cukup positif.

Dari pengalaman tersebut, saya melihat bahwa sistem sebenarnya tidak serumit yang sering dibayangkan. Sistem tidak harus selalu berbentuk sesuatu yang kompleks sebagaimana yang sering dijelaskan dalam buku-buku bisnis. Pada dasarnya, sistem adalah cara membuat sebuah aktivitas dapat terus berjalan secara konsisten, meskipun orang yang menjalankannya berubah.

Inilah inti dari sebuah sistem.

Ketika seorang karyawan yang sangat pintar dan berpengalaman meninggalkan perusahaan, bisnis tidak seharusnya kembali ke titik nol ketika orang tersebut digantikan oleh orang baru. Memang, kualitas hasil pekerjaan mungkin mengalami perbedaan. Namun, proses dasarnya tetap dapat berjalan karena sudah terdokumentasi dan memiliki standar yang jelas.

Dengan demikian, sistem berfungsi menjaga keberlangsungan bisnis agar tidak terlalu bergantung pada individu tertentu.

2. Masalah Utama: Banyak Sistem Hanya Tersimpan di Kepala

Pada dasarnya, sebagian besar founder, project manager, atau pemimpin bisnis sebenarnya sudah mengetahui apa yang harus dilakukan.

Dalam bisnis jasa, misalnya, ketika seorang klien masuk, kita tahu bahwa klien harus melalui proses onboarding terlebih dahulu. Setelah itu, klien harus ditugaskan kepada tim yang sesuai. Dalam bisnis produk atau retail, ketika ada lead yang masuk, kita juga sudah mengetahui bagaimana cara menanganinya, bagaimana memasukkannya ke marketplace, bagaimana memproses pesanan, dan sebagainya.

Persoalannya bukan karena kita tidak mengetahui prosesnya.

Persoalannya adalah proses tersebut sering kali tidak pernah ditulis atau didokumentasikan dengan baik.

Semua pengetahuan hanya tersimpan di kepala founder atau orang yang sudah lama bekerja di perusahaan. Akibatnya, setiap kali ada aktivitas tertentu, karyawan baru akan kembali bertanya:

“Bagaimana cara melakukan ini, Pak?”

atau:

“Kalau kondisi seperti ini, saya harus melakukan apa?”

Kondisi tersebut akhirnya membuat founder atau pemimpin bisnis terus terikat dengan proses operasional sehari-hari. Mereka sulit meninggalkan pekerjaan teknis untuk mengembangkan bisnis ke tahap berikutnya.

Padahal, salah satu tujuan utama membangun sistem adalah membebaskan pemilik bisnis dari ketergantungan terhadap pekerjaan operasional yang berulang.

3. Sistem Juga Berfungsi Menjaga Kualitas

Selain menjaga keberlangsungan operasional, sistem juga berfungsi untuk mengendalikan kualitas.

Hal ini sangat penting terutama dalam bisnis jasa dan bisnis yang memiliki proses berulang.

Sebagai contoh, dalam bisnis F&B, dua orang yang membuat produk yang sama seharusnya menghasilkan kualitas yang relatif konsisten. Namun, apabila tidak terdapat SOP atau sistem yang jelas, hasilnya bisa berbeda-beda. Kopi yang dibuat oleh orang pertama bisa berbeda dengan kopi yang dibuat oleh orang kedua. Begitu juga dengan makanan.

Perbedaan tersebut bukan semata-mata karena kemampuan individu, tetapi karena tidak adanya standar proses yang harus diikuti.

Sistem memang terlihat membosankan, konvensional, dan repetitif. Namun, justru karena sifatnya yang konsisten dan berulang, sistem telah terbukti menjadi fondasi berbagai proses bisnis.

Sistem adalah dasar yang membuat sebuah aktivitas dapat dilakukan secara konsisten.

Menarik Untuk Dibaca : Cara Toyota Bersaing Dengan Mobil China

4. Langkah Pertama: Petakan Seluruh Proses Bisnis

Pertanyaan berikutnya adalah: bagaimana kita mengetahui sistem apa yang harus dibuat?

Langkah pertama adalah melakukan pemetaan terhadap seluruh proses bisnis.

Sebagai founder atau orang yang membangun bisnis, sebenarnya kita pasti mengetahui bagaimana proses bisnis berlangsung, mulai dari mendapatkan pelanggan, menangani pelanggan, memproduksi barang atau memberikan layanan, hingga melakukan penagihan.

Jika ditanya secara langsung, sebagian besar pemilik bisnis mungkin dapat menjelaskan seluruh proses tersebut.

Namun, masalahnya adalah proses tersebut belum tentu dapat dijelaskan dalam bentuk yang dapat diikuti oleh orang lain.

Karena itu, langkah awal yang dapat dilakukan adalah melakukan brain dump.

5. Brain Dump: Mengeluarkan Semua Proses dari Kepala

Brain dump pada dasarnya adalah proses menuangkan seluruh hal yang ada di kepala ke dalam bentuk tulisan.

Tuliskan seluruh proses bisnis dari awal sampai akhir.

Misalnya:

• Bagaimana mendapatkan pelanggan?
• Bagaimana menangani lead?
• Bagaimana melakukan onboarding?
• Bagaimana memberikan pekerjaan kepada tim?
• Bagaimana melakukan produksi?
• Bagaimana melakukan quality control?
• Bagaimana melakukan pengiriman?
• Bagaimana melakukan penagihan?
• Bagaimana menangani komplain?
• Bagaimana melakukan after-sales?

Semua proses tersebut ditulis terlebih dahulu.

Namun, brain dump sebaiknya tidak berhenti pada sekadar menuliskan semuanya dalam satu halaman. Proses tersebut harus dikategorikan agar lebih mudah dipahami dan diterapkan.

Salah satu cara paling sederhana adalah membaginya berdasarkan waktu.

6. Membagi Sistem Berdasarkan Waktu

Secara sederhana, proses bisnis dapat dibagi menjadi:

1. Proses harian
2. Proses mingguan
3. Proses bulanan
4. Proses tahunan, jika diperlukan

Pembagian ini penting karena aktivitas harian, mingguan, dan bulanan memiliki karakter yang berbeda.

Jika aktivitas harian tidak tertata, biasanya aktivitas mingguan juga akan ikut berantakan. Jika aktivitas mingguan tidak tertata, aktivitas bulanan akan ikut terganggu. Pada akhirnya, jika aktivitas bulanan tidak terkendali, performa bisnis dalam satu tahun juga dapat terdampak.

Karena itu, proses bisnis harus dipecah menjadi aktivitas yang jelas sesuai dengan waktunya.

7. Contoh Sistem Harian, Mingguan, dan Bulanan

Sebagai contoh, kita dapat menggunakan bisnis B2C seperti bisnis perhiasan.

Proses Harian

Aktivitas harian dapat meliputi:

• Menangani lead yang masuk.
• Menjawab pertanyaan calon pelanggan.
• Memantau pelanggan yang sedang mengerjakan proyek.
• Memantau proses produksi.
• Berkomunikasi dengan vendor atau workshop.
• Memantau jumlah barang yang selesai.
• Memantau barang yang baru masuk ke proses produksi.
• Memantau barang yang masih dalam pengerjaan.

Misalnya dalam satu hari terdapat 10 produk yang selesai, 5 produk baru masuk, dan 5 produk lainnya masih dalam proses. Semua itu merupakan bagian dari aktivitas operasional harian.

Proses Mingguan

Aktivitas mingguan dapat berupa:

• Meeting tim.
• Meeting dengan klien.
• Evaluasi pekerjaan.
• Penyusunan laporan.
• Evaluasi target mingguan.
• Review pekerjaan yang sedang berjalan.

Aktivitas tersebut harus dijadwalkan dan dilakukan secara konsisten.

Proses Bulanan

Sementara itu, aktivitas bulanan biasanya lebih bersifat makro, seperti:

• Evaluasi keuangan.
• Pembayaran vendor.
• Pembayaran operasional.
• Evaluasi OPEX.
• Pemeriksaan pendapatan.
• Pemeriksaan piutang.
• Pemeriksaan kewajiban perusahaan.
• Evaluasi performa bisnis.

Dengan pembagian tersebut, aktivitas bisnis menjadi lebih teratur karena setiap pekerjaan memiliki waktunya masing-masing.

8. SOP Pembayaran sebagai Contoh Sistem Sederhana

Sebagai contoh, ada perusahaan yang hanya melakukan pembayaran kepada vendor setiap hari Jumat dan harus diterima sebelum pukul 17.00.

Jika pembayaran tidak diterima sebelum pukul 17.00, pembayaran akan diproses pada minggu berikutnya.

Hal tersebut bukan berarti perusahaan tersebut pelit atau sengaja memperlambat pembayaran. Justru, kebijakan tersebut dapat menjadi bagian dari sistem untuk menjaga keteraturan transaksi.

Bayangkan jika sebuah perusahaan memiliki puluhan atau bahkan ratusan vendor. Jika setiap transaksi dilakukan tanpa jadwal dan aturan yang jelas, bagian keuangan akan kesulitan mengelolanya.

Dengan adanya sistem, transaksi menjadi lebih teratur dan dapat diprediksi.

9. Mengelompokkan Proses Berdasarkan Fungsi

Setelah seluruh aktivitas dipetakan berdasarkan waktu, langkah berikutnya adalah mengelompokkannya berdasarkan fungsi bisnis.

Secara sederhana, kita dapat membaginya menjadi beberapa kelompok utama.

Tiga kelompok yang sangat penting adalah:

1. Marketing dan Sales
2. Operations
3. Business Development

Selain itu, terdapat fungsi Finance yang juga tidak boleh diabaikan.

10. Marketing dan Sales sebagai Front Line

Kelompok pertama adalah marketing dan sales.

Pertanyaan utamanya adalah:

Dari mana pelanggan atau klien datang?

Bagaimana cara bisnis mendapatkan pelanggan?

Bagaimana lead masuk?

Siapa yang bertanggung jawab menangani calon pelanggan?

Siapa yang melakukan follow-up?

Siapa yang melakukan proses onboarding?

Semua aktivitas yang berkaitan dengan mendatangkan dan mengelola pelanggan pada tahap awal dapat dimasukkan ke dalam kelompok ini.

Kelompok ini dapat disebut sebagai front line bisnis karena berhubungan langsung dengan pasar dan pelanggan.

11. Operations sebagai Inti Pelaksanaan Bisnis

Kelompok kedua adalah operations.

Operations merupakan bagian yang menjalankan inti bisnis.

Dalam bisnis produk, operations dapat mencakup:

• Pengadaan bahan baku.
• Produksi.
• Quality control.
• Pengelolaan vendor.
• Pengelolaan tenaga kerja.
• Pengemasan.
• Pengiriman.

Dalam bisnis jasa, operations dapat mencakup:

• Pelaksanaan proyek.
• Pembagian tugas.
• Pengerjaan pekerjaan klien.
• Quality control.
• Delivery.
• After-sales.

Marketing dan operations memiliki karakter yang sangat berbeda. Karena itu, keduanya perlu dipisahkan secara jelas.

Pada bisnis yang masih kecil, satu orang mungkin masih dapat menangani beberapa fungsi sekaligus. Namun, ketika bisnis mulai memiliki 10, 12, atau 13 orang, pembagian fungsi menjadi semakin penting.

Jika seluruh proses masih bergantung kepada satu orang, orang tersebut akan menjadi bottleneck.

Ketika orang tersebut mengalami masalah atau meninggalkan perusahaan, seluruh proses dapat ikut terganggu.

12. Business Development sebagai Pengawas dari Atas

Kelompok ketiga adalah Business Development atau BizDev.

Jika marketing dan operations bekerja di dalam proses, BizDev melihat keseluruhan proses dari perspektif yang lebih luas.

Ibaratnya, BizDev melihat bisnis dari atas.

Dari posisi tersebut, dapat terlihat:

• Bagaimana performa marketing?
• Berapa banyak lead yang masuk?
• Berapa banyak yang menjadi pelanggan?
• Di bagian mana terjadi penurunan konversi?
• Bagaimana performa operations?
• Proses mana yang paling lambat?
• Di mana terdapat bottleneck?
• Apa yang harus diperbaiki?

Misalnya, dari 10 pelanggan hanya 4 yang berhasil dikonversi. Data tersebut menjadi informasi penting bagi BizDev untuk mencari tahu penyebabnya.

Begitu juga dalam operations.

Misalnya dalam bisnis perhiasan, ternyata proses paling lama adalah tahap desain. Jika proses desain lambat, otomatis proses berikutnya seperti pembuatan batu atau cincin juga akan terlambat.

Permasalahan tersebut dapat diidentifikasi melalui fungsi Business Development.

13. Finance: Menjaga Bisnis Tetap Sehat

Selain tiga kelompok utama tersebut, finance juga merupakan fungsi yang sangat penting.

Finance tidak hanya berbicara mengenai pemasukan dan pengeluaran, tetapi juga mengenai:

• Cash flow.
• Piutang.
• Utang.
• Aset.
• Persediaan.
• Pendapatan.
• Kewajiban perusahaan.
• Jadwal pembayaran.

Sebuah bisnis dapat memiliki marketing yang bagus dan operations yang sangat rapi, tetapi tetap mengalami masalah jika cash flow-nya buruk.

Misalnya, perusahaan memiliki banyak piutang, tetapi harus membayar vendor dalam waktu dekat. Secara laporan mungkin perusahaan terlihat memiliki pendapatan, tetapi secara kas perusahaan bisa mengalami kesulitan.

Karena itu, finance harus mampu menjaga keseimbangan antara aset, piutang, kewajiban, dan kas yang tersedia.

Memiliki omzet besar tidak otomatis berarti perusahaan memiliki kondisi keuangan yang sehat.

14. Setelah Dipetakan, Semua Harus Didokumentasikan

Setelah seluruh proses diketahui, langkah berikutnya adalah dokumentasi.

Dokumentasi berarti seluruh proses harus ditulis dengan jelas.

Misalnya dalam proses onboarding klien, jangan hanya menuliskan:

“Lakukan onboarding klien.”

Hal tersebut masih terlalu umum.

Harus dijelaskan:

• Apa yang harus ditanyakan?
• Data apa yang harus dikumpulkan?
• Jika jawabannya “ya”, apa langkah berikutnya?
• Jika jawabannya “tidak”, apa yang harus dilakukan?
• Siapa yang harus menerima informasi tersebut?
• Ke mana data tersebut harus dimasukkan?
• Kapan proses dianggap selesai?

Dengan demikian, sistem menjadi seperti sebuah decision tree yang jelas.

15. Sistem Harus Ditulis seperti Instruksi yang Bisa Diikuti

Misalnya seorang Account Executive bertanya:

“Bagaimana jika klien mengatakan tidak?”

Jawaban seperti:

“Biasanya saya melakukan ini.”

tidak cukup untuk dijadikan sistem.

Jawabannya harus diterjemahkan menjadi instruksi yang jelas.

Misalnya:

Jika klien menolak penawaran → lakukan follow-up pertama setelah X hari → gunakan template A → jika tidak merespons, lakukan follow-up kedua → jika tetap tidak merespons, masukkan ke kategori tertentu.

Dengan demikian, orang lain dapat mengikuti proses tersebut tanpa harus bertanya kepada pemilik bisnis.

Sistem pada akhirnya harus dapat menjadi semacam “panduan kerja” yang dapat digunakan berulang kali.

16. Sistem Operasional Harus Memiliki Standar dan Jalur Eskalasi

Hal yang sama berlaku pada operations.

Misalnya terdapat proses produksi dari tahap 1 menuju tahap 2.

Jika produk mengalami cacat atau tidak lolos quality control, maka harus ada aturan:

• Apakah kembali ke tahap sebelumnya?
• Siapa yang bertanggung jawab?
• Bagaimana cara memperbaikinya?
• Siapa yang melakukan pemeriksaan ulang?
• Kapan produk dapat kembali ke proses berikutnya?

Setiap bisnis tentu memiliki proses yang berbeda.

Sistem bisnis perhiasan akan berbeda dengan coffee shop. Sistem coffee shop akan berbeda dengan agency. Sistem agency akan berbeda dengan studio rental.

Namun, prinsipnya sama:

Setiap aktivitas harus memiliki standar, alur, dan penanggung jawab yang jelas.

17. Menentukan Project Owner atau Task Owner

Langkah terakhir yang sangat penting adalah menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap proses.

Ini sering menjadi bagian yang diabaikan oleh bisnis kecil.

Pada tahap awal, pemilik bisnis mungkin belum memiliki cukup anggaran untuk mempekerjakan banyak orang. Akibatnya, satu orang sering memegang beberapa fungsi sekaligus.

Dalam jumlah kecil, hal tersebut mungkin masih dapat dilakukan.

Namun, semakin banyak tanggung jawab yang diberikan kepada satu orang, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan, keterlambatan, dan kehilangan fokus.

Karena itu, setiap fungsi idealnya memiliki project owner atau task owner.

Seseorang harus benar-benar bertanggung jawab terhadap suatu fungsi.

Misalnya:

• Marketing memiliki PIC.
• Sales memiliki PIC.
• Operations memiliki PIC.
• Finance memiliki PIC.

Ketika volume pekerjaan meningkat, jumlah orang di dalam setiap fungsi dapat ditambah sesuai kebutuhan.

Jika marketing semakin berat, tambahkan anggota tim marketing. Jika produksi semakin kompleks, tambahkan personel di bagian produksi.

Jumlah orang tidak harus sama di setiap divisi. Semuanya bergantung pada beban kerja dan kompleksitas proses.

18. Prinsip Utama: Bisnis Harus Bisa Berjalan Tanpa Selalu Bergantung pada Owner

Jika seluruh sistem sudah dibuat, maka siapapun yang mengisi posisi tersebut seharusnya mampu menjalankan pekerjaan dengan hasil yang relatif sama dengan orang sebelumnya.

Tujuannya bukan membuat setiap orang menghasilkan sesuatu yang 100% identik.

Perbedaan individu tentu tetap ada.

Namun, bisnis tidak boleh bergantung sepenuhnya pada selera, kebiasaan, atau cara kerja personal seseorang.

Inilah yang membedakan antara orang yang menjalankan sistem dengan orang yang menjadi sistem itu sendiri.

Jika seseorang menjadi sistemnya, ketika orang tersebut pergi, sistem ikut hilang.

Sebaliknya, jika sistem telah terdokumentasi, orang dapat digantikan tanpa harus membangun semuanya dari awal.

19. Tidak Semua Peran Harus 100% Bisa Digantikan

Tentu ada pengecualian, terutama dalam industri kreatif.

Dalam pekerjaan kreatif, seseorang mungkin memiliki karakter, selera, pengalaman, dan gaya yang sangat khas. Ketika orang tersebut digantikan, hasil kreatifnya memang mungkin berubah.

Hal tersebut merupakan sesuatu yang wajar.

Namun, bukan berarti seluruh proses bisnis harus bergantung pada karakter individu tersebut.

Setidaknya, proses yang sifatnya repetitif seperti administrasi, sales, onboarding, produksi, reporting, dan operasional seharusnya dapat dibuat lebih terstruktur dan mudah dialihkan kepada orang lain.

Dengan demikian, hanya bagian yang memang membutuhkan kreativitas personal yang memiliki ketergantungan lebih tinggi terhadap individu.

Sementara proses lainnya tetap berjalan melalui sistem.

20. Kesimpulan: Sistem Membuat Bisnis Tidak Kembali ke Titik Nol

Jika dirangkum, membangun sistem bisnis dapat dimulai dari beberapa langkah sederhana.

Pertama, definisikan seluruh aktivitas bisnis.

Tuliskan semua proses mulai dari mendapatkan pelanggan sampai produk atau layanan selesai diberikan.

Kedua, tentukan frekuensi setiap aktivitas.

Apakah aktivitas tersebut dilakukan setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun?

Ketiga, kelompokkan berdasarkan fungsi.

Tentukan apakah aktivitas tersebut termasuk marketing dan sales, onboarding, operations, after-sales, finance, atau Business Development.

Keempat, dokumentasikan prosesnya.

Jangan hanya menyimpan proses di kepala. Tuliskan langkah demi langkah, termasuk kondisi “jika” dan “maka”, sehingga orang lain dapat mengikutinya.

Kelima, tentukan siapa yang bertanggung jawab.

Setiap fungsi harus memiliki owner atau PIC yang jelas.

Keenam, lakukan evaluasi dan penyempurnaan.

Sistem bukan sesuatu yang dibuat sekali lalu selesai. Sistem harus diuji, diperbaiki, dan disesuaikan ketika bisnis berkembang.

Pada akhirnya, tujuan utama sistem bukan sekadar membuat bisnis terlihat profesional atau memiliki banyak SOP.

Tujuan sebenarnya adalah membuat bisnis tetap dapat berjalan meskipun orang yang menjalankannya berubah.

Dengan sistem yang baik, ketika seorang karyawan keluar dan digantikan oleh orang baru, bisnis memang mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Namun, prosesnya tidak harus kembali ke titik nol.

Itulah nilai sebenarnya dari sebuah sistem.

Bisnis yang sehat bukan hanya bisnis yang mampu menghasilkan penjualan, tetapi juga bisnis yang memiliki proses yang dapat diulang, didokumentasikan, diukur, dan dijalankan oleh orang yang berbeda tanpa kehilangan fondasinya.

Menarik Untuk Ditonton :Stop Perang Harga