Cara Tepat Membangun Sistem Bisnis untuk Pengusaha

Banyak pengusaha—sekitar 50%—mengakui bahwa tantangan terbesar mereka adalah membangun sistem bisnis. Padahal, membangun sistem sesungguhnya bukanlah hal yang sulit. Sistem menjadi terasa rumit karena beberapa kekeliruan umum: salah memahami fungsi sistem, tidak menempatkannya pada konteks yang tepat, dan membuat sistem pada waktu yang belum semestinya.

Agar tidak terjebak dalam kesalahan serupa, berikut penjelasan yang lebih terstruktur.

Apa Itu Sistem Bisnis?

Sistem adalah sekumpulan prosedur yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem memberikan jaminan konsistensi terhadap hasil, terlepas dari siapa yang mengerjakannya.

Contohnya:

• Sistem penjualan memastikan target tercapai meskipun dijalankan oleh penjual yang berbeda.

• Sistem produksi memastikan kualitas produk tetap sama, siapa pun operatornya.

Karena manfaat besar itulah, semua pengusaha bermimpi memiliki sistem yang hebat untuk mendorong bisnis berkembang.

Kesalahan Besar: Mengadopsi Sistem dari Perusahaan Besar

Banyak pengusaha kecil dan menengah melakukan kekeliruan klasik: mencontek sistem dari perusahaan besar. Saya sendiri pernah mengalaminya.

Kesalahan yang terjadi:

• Mengadopsi sistem SDM perusahaan besar (misalnya Astra).

• Meniru sistem produksi raksasa manufaktur (misalnya Toyota).

• Menganggap bahwa menyalin best practice perusahaan besar akan otomatis membuat bisnis kecil ikut besar.

Hasilnya justru sebaliknya:

• Turnover karyawan meningkat.

• Kualitas kerja menurun.

• Klien tidak puas.

• Produktivitas justru turun meskipun sistem terlihat “keren”.

Mengapa bisa gagal?

Karena:

• Sistem perusahaan besar dibuat berdasarkan skala, budaya, dan proses bisnis mereka sendiri.

• UKM bukan versi mini dari perusahaan besar.
  Keduanya adalah dua dunia yang berbeda.

3. Perbedaan Mendasar UKM vs Perusahaan Besar

Beberapa perbedaan penting:

a. Struktur Organisasi

• Perusahaan besar membutuhkan jenjang karir bertingkat karena jumlah karyawan banyak.

• UKM tidak memerlukan struktur berlapis karena tim kecil dan dinamis.

b. Motivasi Karyawan

• Pelamar perusahaan besar mengejar karir dan stabilitas.

• Karyawan UKM lebih mencari suasana kerja, fleksibilitas, kesempatan belajar, dan kedekatan dengan misi perusahaan.

c. Proses Produksi

• Toyota memproduksi ribuan unit per hari dengan ribuan pekerja dan ratusan supplier.

• UKM sering bergerak dengan tim kecil, volume rendah, dan proses yang tidak bisa disamakan dengan manufaktur masal.

Karena itu, sistem perusahaan besar hampir pasti tidak cocok diterapkan mentah-mentah di UKM.

Menarik Untuk Dibaca : Meniru Orang Jepang Agar Produktif

Kapan Waktu yang Tepat untuk Membangun Sistem?

Sistem hanya layak dibuat ketika bisnis sudah terbukti berhasil, yaitu ketika:

• Produk diterima pasar.

• Penjualan meningkat.

• Kualitas produksi konsisten sesuai standar.

• Proses kerja di perusahaan sudah stabil.

Jika belum mencapai tahap tersebut:

• Jangan membuat sistem dulu.

• Fokus pada eksperimen, belajar, mencoba metode, pendekatan, dan strategi agar bisnis bisa stabil.

Cara Membuat Sistem yang Tepat: Gunakan Best Practice dari Perusahaan Sendiri

Kunci utama:
Best practice terbaik adalah yang muncul dari pengalaman sukses perusahaan Anda sendiri.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan:

a. Analisis SDM

• Tanyakan kepada karyawan terbaik:

  • Apa alasan mereka bergabung?

  • Apa yang membuat mereka betah?

• Temukan pola nilai, budaya, dan kondisi kerja yang menjadi daya tarik perusahaan.

b. Analisis Produksi atau Proses Layanan

• Petakan proses kerja yang pernah dilakukan.

• Identifikasi metode mana yang paling konsisten menghasilkan kualitas terbaik.

• Pilih pola kerja yang terbukti efektif sebagai standar wajib.

c. Susun Prosedur Kerja

Dari hasil pengamatan tersebut, buatlah sistem yang mencakup:

• Rangkaian langkah kerja (SOP).

• Pembagian tugas: siapa mengerjakan apa.

• Waktu dan alur pelaksanaan.

• Indikator keberhasilan.

• Mekanisme kontrol.

Inilah sistem bisnis yang tepat—bukan tiruan dari perusahaan besar, melainkan hasil olahan pengalaman internal perusahaan sendiri.

Peran Konsultan dalam Membuat Sistem

Boleh menggunakan jasa konsultan, namun perlu diperhatikan:

• Jangan langsung menerima template sistem yang katanya berasal dari “best practice perusahaan besar”.

• Minta konsultan membuat sistem berdasarkan pola yang sudah terbukti berhasil di bisnis Anda.

• Jika bisnis belum stabil, gunakan konsultan bisnis terlebih dahulu—bukan konsultan sistem.

Kesimpulan Utama

1. Sistem bukanlah alat untuk membuat bisnis sukses, tetapi alat untuk menjaga kesuksesan yang sudah ada.

2. Jangan membuat sistem terlalu cepat.

3. Jangan meniru sistem perusahaan besar.

4. Bangun sistem dari best practice internal, bukan dari template luar.

5. Gunakan konsultan dengan benar pada waktu yang tepat.

Sistem hanyalah penjaga stabilitas, bukan kunci utama keberhasilan bisnis.
Karena itu, bangunlah sistem ketika bisnis sudah mencapai titik stabil, bukan ketika bisnis masih mencari bentuknya.

Menarik Untuk Ditonton : Belajar Mengembangkan Bisnis