Tips Bisnis ~ Sebuah usaha jika tinjauan ( review ) nya berjalan dengan baik. Karena ada harian dan pekanan. Semua leader atau manager pasti mereka punya agenda review dari hasil semua pekerjaan atau aktivitas yang telah tim lakukan.

Fungsinya tinjauan juga sebagai pengkoreksi kekeliruan yang mungkin sedang terjadi dalam proses pekerjaan. Review juga sangat berfungsi untuk menevaluasi kinerja.

Tinjauan ini bisa dilakukan pekanan dan bulanan. Karena ketika pekanan, maka kontroling terhadap sebuah pekerjaan. Karena dengan adanya sebuah tinjauan maka bisa dijadikan juga sebagai problem solving ( penyelesaian masalah .

Dalam sebuah tim tentu adanya korrdinasi dalam rapat. Rapat ini bertujuan untuk melakukan koordinasi, kontroling dan membuat sebuah keputusan.

Yang perlu kita ketahui adalah ketika rapat kebanyakan tidak efektif. Di bawah in beberapa kesalahan dalam melakukan meeting.

Pertama. Waktu sering telat. Seringkali banyak manager yang inginya mendadak. Ada budaya tidak on time.

Kedua. Membosankan karena yang dibicarakan itu – itu saja dan yang berbicara sama.

Ketiga. Bertele-tele dan terlalu lama. Hal ini disebabkan dengan tidak ada agendanya yang jelas. Atau agendanya tidak diinformasikan kepada peserta. Pembicaran keluar agenda tidak to the point.

Keempat. Ajang Penghakiman atau Sesi Teguran. Rapat digunakan untuk mengomeli bawahan, dan bagian fungsi lainnya tanpa memberikan solusi yang nyata.

Menarik Untuk Dibaca : Kesalahan Personal Branding

Kelima. Ajang Pelaporan. Rapat digunakan untuk sarana pengaduan bagian atau departemen lain.

Keenam. Keputusan Tidak Dibuat. Faktor penyebabnya adalah tidak adanya cukup informasi, debat kusir yang berkepanjangan, ada anggota utama sebagai pengambil keputusan yang tidak hadir.

Ketujuh. Tidak ada tindakan. Penyebabnya informasi yang diperlukan kuran glengkap, atau tidak ada komitmen dari peserta.

Kedelapan. Pemaksaan Kehendak. Pemimpin rapat atau atasan hanya memberikan komunikasi satu arah dan bersifat intruksi langsung.

Selain kesalahan di atas, tentu harus ada solusinya agar Meeting Efektif.
Tetapkan Tujuan Meeting
Batasi peserta. Hanya yang berkontribusi langsung saja
Tetapkan waktu
Mulai dan akhiri rapat dengan tepat waktu
Susun acara dengan jelas
Berpegang teguh kepada agenda
Ada Notula yang ditunjuk
Tetapkan “Daftar Tindakan”
Teteapkan penanggung jawab pelaksana
Evaluasi pelaksanaan rapat
Tetapkan aturan main

Hal di atas bisa dipersiapkan sebelum memulai rapat atau meeting. Ketika meeting berjalan maka akan lebih tertata dan mudah dalam melakukan evaluasi. Apalagi ini yang rapatnya adalah akhir tahun. Pastinya membahas semua hal, terutama untuk pengembangan sebuah usaha.

Ada beberapa point yang bisa kita pakai sebagai owner atau manager untuk menjadi pemimpin rapat yang baik.

Menetapkan topik dan susunan acara
Menunjuk notulis, yang bertugas untuk mencatat atau merekam semua pembahasan dalam rapat
Menjelaskan sasaran rapat
Memastikan aturan main rapat dijalankan
Mengatur dan menjaga alokasi waktu untuk setiap topik
Mengarahkan peserta selalu berbica dengan efektf ( tidak muter-muter )
Bertanya dan menguji pemahaman peserta
Memancing Pertanyaan
Membantu peserta yang tidak memahami materi yang dibahas
Bersikap tegas bila perlu mengambil tindakan atau keputusan
Menyimpulkan hasil diskusi
Mengidentifikasi langkah yang perlu dilakukan sebagai tindak lanjut dari pembahasan rapat
Menetapkan Dafrar Tindakan beserta tenggat waktunya
Menetapkan penanggung jawab pelaksana

Ketika kita bisa melakukan hal-hal diatas, Insya Allah pasti ketika meninjau sebuah projeck dalam sebuah tim. Komunikasi dalam sebuah rapat ini sangat penting. Tujuannya hanya satu, untuk mengembangkan usaha.

Semoga usaha kita lancar, tim kita sehat semua. Salam sukses, salam Satoeasa untuk Indonesia.

Menarik Untuk Ditonton : Cara Jualan di Tik Tok Shop